KI-Techniken bieten immense Möglichkeiten für das Projektmanagement, von der automatisierten Ressourcenzuteilung bis zur vorhersagenden Analyse. Noch gelten Kanban Tools mit KI als neuer Trend. Doch in Zukunft könnten sie u. a. die Projekt-Planung und -Überwachung weltweit stark beeinflussen.

In diesem Blogpost zeigen wir die wichtigsten KI-Funktionen, die Projektmanagement-Tools haben können. Einige sind noch wenig verbreitet, andere werden bereits gern verwendet, wie etwa die integrierte KI in Teamplate. Wir erklären, was diese kann und welche Vorteile für den Anwender entstehen.

Integrierte KI in Projektmanagementsoftware

KI für Projektmanagement kann verschiedene Funktionen erfüllen. Diese kann man in vier grundlegende Bereiche einteilen:

Projektprognosen

In vielen Projekten werden große Mengen von Daten angesammelt, etwa zu Arbeitszeiten, Problemstellungen oder Ressourceneinsatz. Daraus kann eine gut trainierte KI Vorhersagen zum Projektverlauf treffen. Dazu identifiziert sie Muster in den Daten und kann anzeigen, dass es vermutlich zur Verspätung in einem bestimmten Bereich kommen wird oder dass wahrscheinlich eine spezifische Ressourcenmenge benötigt werden wird, weil es bei ähnlichen Projekten bereits so war. Durch solche Vorhersagen können Projektteams zukünftige Herausforderungen erkennen und proaktiv handeln, bspw. durch Strategieanpassungen. KI-Tools können somit als Werkzeuge für Projektmanager fungieren, die sie mit menschlicher Intuition kombinieren.

Risikomanagement

Solide Risikobewertungen und schützende Maßnahmen sind für jedes Projekt wichtig. KI kann helfen, alle notwendigen Datenpunkte zu berücksichtigen. Das ist gerade bei großen oder komplexen Projekten ein praktisches Feature. KI-Tools können historische Daten ähnlicher Projekte durchsuchen und analysieren und Zusammenhänge bemerken. Sie sagen daraufhin potenzielle Hindernisse voraus, machen Vorschläge zur Vorgehensweise und unterstützen zudem bei der Priorisierung präventiver Maßnahmen.

Automatisiertes Ressourcenmanagement

Bekanntermaßen können fehlgeleitete Ressourcen zu überzogenen Budgets, zeitlichen Verzögerungen und unzufriedenen Mitarbeitern führen. Herkömmliches Ressourcenmanagement basiert meist auf menschlicher Erfahrung und entsprechenden Annahmen. Die Basis einer KI-gestützten Ressourcenverwaltung ist dagegen ist eine große Datenmenge. In dieser erkennt die KI Muster und lernt daraus. Sie kann beispielsweise mitteilen, welche Teamkonstellationen bisher am effektivsten waren oder dynamisch Vorschläge zur Neuzuweisung von Ressourcen bei absehbaren Engpässen machen.

Berichtswesen

Interaktive Dashboards mit KI-Unterstützung können bei der Interpretation der Projektdaten helfen, indem sie diese visuell aufbereiten und Antworten auf inhaltliche Fragen generieren. Dadurch müssen sich Projektmanager nicht mehr selbst durch eine Vielzahl von Daten arbeiten, sondern können auf einfache Weise u. a. Berichte für verschiedene Stakeholder erstellen.

Wie verbessert integrierte künstliche Intelligenz in Projektmanagement-Software die Workflows?

• Mögliche Termin- oder Ressourcenengpässe identifizieren und Korrekturmaßnahmen vorschlagen: Durch Analysen von Arbeitsmustern der Projektteams können Algorithmen wiederkehrende Muster erkennen, v. a. wenn es sich um ähnlich aufgebaute Projekte handelt. Typische Daten hierfür sind das Abarbeitungstempo von Arbeitspaketen und Fehlerraten. Projektmitarbeiter können so frühzeitig entlastet und von Lastspitzen befreit werden, was für mehr Zufriedenheit und erfolgreichere Projekte sorgt.
  
• Projektmanager können sich mehr auf Führung, Kommunikation, Empathie und Kollaboration konzentrieren: Es ist möglich, diverse administrative Aufgaben, die bisher viel Arbeitszeit verbrauchten, an Chatbots auszulagern, die etwa Meetings organisieren oder Teammitglieder an Arbeitspakete erinnern. Ebenso sind Bots in der Lage, Nachfragen zu klären und Status-Updates einzuholen, ohne dass dabei zusätzliche menschliche Arbeitszeit aufgewendet werden muss. Ähnliches gilt für das Berichtswesen: Algorithmen können in Sekundenschnelle Daten zusammenstellen, sodass der Projektmanager weniger händisch sichten muss.
  
• Entscheidungshilfe durch Datenanalyse und -visualisierung: KI für Projektmanagement hilft dabei, z. B. Wert- und Risikoanalysen zu vereinfachen. Interaktive Dashboards und KI-gestützte Berichterstattungen werden künftig in mehr Unternehmen für klare Informationen und optimierte Entscheidungsprozesse sorgen.

Die integrierte KI in Teamplate

Seit der Version 1.17.0 besitzt Teamplate eine integrierte KI für noch einfacheres Projektmanagement. Wenn man sich entschieden hat, in Teamplate KI-Funktionen zu verwenden, kann man auf blitzschnelle Antworten des KI-Bots Quinn zählen. Der auf ChatGPT-basierende Bot hilft in jedem beliebigen Thread mit Anregungen oder Zusammenfassungen u. a. zu Aufgaben und Projektinhalten. Das ist nützlich, da ein Algorithmus in vielen Fällen rascher durch vorhandene Daten eines Teams schauen und Ergebnisse ausgeben kann als ein Mensch, der sich manuell durch alle Unterbereiche klicken und alles durchlesen müsste. Nicht zuletzt kann Quinn auch Ideen liefern und so beim Brainstorming im Projektgruppenchat unterstützen.

KI-Antworten auf strategische Fragen können neue Perspektiven eröffnen, da sie datenbasiert entstehen und Erfahrungen vorheriger Projekte und Internet-Inhalte einbeziehen. Um die ChatGPT-Integration zu nutzen, sollte der Workplace-Owner über die entsprechende API eine Verbindung zu seinem Tenant herstellen. Dies fügt den KI-Assistenten Quinn zu jedem Projekt und jedem Space des Workplace hinzu. Alle Mitarbeiter können ab diesem Zeitpunkt mit dem Befehl @Quinn Fragen an den Bot stellen und die passenden Antworten direkt im verwendeten Thread erhalten. Der eigentliche Themenstrang bleibt erhalten, da neue Markierungen im Chat jeweils unabhängige Gespräche beginnen.

Im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools, die teilweise auch KI-Funktionen bieten, überzeugt Teamplate mit seinem All-in-one-Ansatz. Workflows werden erheblich effizienter durch die Nutzung nur einer App für Chat, Projektmanagement, Kalender, Videocalls und Datenablage. Die Kommunikation und die Kollaboration werden durch die Konvertierungsfunktionen vereinfacht: Chat-Nachrichten lassen sich unkompliziert in Aufgaben, Kalendereinträge oder Notizen umwandeln.

Fazit

Die Nutzung von KI fürs Projektmanagement kann von Routineaufgaben entlasten und den Arbeitsablauf beschleunigen. Integrierte Chatbots wie jener, der in Teamplate enthalten ist, fassen Informationen schnell zusammen, helfen beim Brainstorming und klären einfache Sachverhalte, ohne dass Menschen kommunizieren oder recherchieren müssen. Moderne Projektmanagementsoftware bietet immer mehr Funktionen für die Automatisierung typischer administrativer Schritte und ermöglicht es Projektmanagern somit, sich auf Kompetenzen wie strategische Planung oder Mitarbeitermotivation zu konzentrieren.

Um die Vorteile von KI in Projektmanagement-Tools zu nutzen, muss man heutzutage keine Programmierkenntnisse besitzen. KI-gestützte Bots verstehen natürliche Sprache und geben klare Antworten auf Fragen zu Projektinhalten. Ebenso können sie Anregungen für Optimierungen des Workflows bieten und Berichte zusammenstellen. In einer Kollaborations- und Kommunikationssoftware wie Teamplate kann KI also verschiedene sinnvolle Aufgaben ausführen. Daher ist die entsprechende Chat-Funktion schon jetzt enthalten und weitere potenzielle Anwendungen sind in Planung.